Conformité des logiciels

La conformité des logiciels consiste à s’assurer que les licences logicielles achetées par une organisation donnée sont utilisées conformément aux conditions stipulées par le fournisseur. Le cas d’utilisation le plus courant consiste à s’assurer que le nombre de licences utilisées ne dépasse pas le nombre de licences achetées. La question de la conformité est souvent abordée dans le cadre des licences logicielles et de la gestion des actifs logiciels. Il est important pour les entreprises d’être en conformité.

Le terme « conforme » a plusieurs significations lorsqu’il s’agit de la gestion des actifs logiciels. Il implique généralement un contrôle complet des logiciels installés sur le réseau et une comparaison avec ce que l’on est légalement en droit d’utiliser. Pour ce faire, une entreprise peut notamment conserver tous les documents d’achat en un seul endroit afin de les vérifier et de s’assurer que le logiciel est sous licence ou non. Comprendre les termes de la licence pour s’en faire une idée plus précise.

Conformité des logiciels via la gestion des actifs logiciels (GAL)

La gestion des actifs logiciels est une pratique commerciale qui consiste à gérer et à optimiser l’achat, le déploiement, la maintenance, l’utilisation et l’élimination des applications logicielles au sein d’une organisation. Un examen de la gestion des actifs logiciels est, par essence, un audit visant à s’assurer que les licences de logiciels Microsoft de votre entreprise couvrent de manière adéquate les logiciels que vous utilisez dans votre entreprise. Il arrive que les entreprises augmentent le nombre d’employés qui utilisent leurs logiciels ou modifient la manière dont ils les utilisent sans mettre à jour leurs licences logicielles.

La gestion des actifs logiciels est essentielle au succès de toute organisation informatique. Lorsqu’une entreprise dispose d’un programme de gestion des licences complet et efficace, elle réduit ses coûts et s’assure de rester en conformité. La gestion de vos actifs logiciels a un impact sur vos résultats.

Les 5 principales causes de non-conformité des licences de logiciels :

1. Complexité des accords de licence de logiciels.   La complexité s’accroît considérablement à mesure que les fournisseurs de logiciels se développent pour prendre en charge des bases de clients plus larges aux besoins variés et qu’ils acquièrent d’autres sociétés de logiciels qui disposaient de leurs propres accords et politiques en matière de licences logicielles.  De nombreuses entreprises ont conclu des accords complexes avec de nombreux fournisseurs, qui contiennent tous des modèles et des politiques de licence logicielle différents.

2. Utilisation abusive par inadvertance. Dans de nombreuses entreprises, des politiques sont en place pour centraliser les achats et tenter de respecter les accords de licence de logiciels, mais « des choses arrivent » et des abus se glissent par inadvertance.  Des événements tels que les fusions, les acquisitions et les cessions compliquent encore la situation.  De nombreuses entreprises ne disposent pas des processus et des systèmes nécessaires pour gérer véritablement leurs actifs logiciels et constatent qu’après l’un de ces événements, elles se retrouvent immédiatement en situation de non-conformité.

3. Absence de processus et d’outils de gestion des actifs logiciels. La plupart des organisations ne disposent pas d’un programme de gestion des actifs logiciels défini et institutionnalisé, soutenu par les outils appropriés pour gérer un parc de logiciels de plus en plus important.

4. Le manque de connaissances. De nombreuses organisations ne comprennent pas les enjeux et, par conséquent, ne parviennent pas à mettre en place des processus et des programmes appropriés pour gérer de manière proactive les actifs logiciels, leurs dépenses et leur utilisation.  Les normes industrielles (par exemple ISO 19770-1) et les associations (par exemple IAITAM, IBSMA) existent et peuvent être utilisées pour aider, mais beaucoup ne profitent pas de ces ressources.

5. Usage abusif intentionnel. La plupart des entreprises sont honnêtes et veulent être en conformité avec les licences.  Il est très rare qu’une entreprise utilise délibérément son logiciel de manière abusive pour créer une situation de non-conformité, mais cela arrive.

C’est parce qu’un grand nombre d’organisations ne sont pas en conformité avec les licences que les éditeurs de logiciels procèdent à des audits de logiciels. En fait, les recherches de PwC indiquent qu’une situation de non-conformité est constatée dans 80 % de tous les audits de logiciels.

Comment se préparer à un audit de conformité des logiciels :

• Créez une stratégie d’utilisation et de déploiement du produit
• Dressez une liste des types de licences et des droits qui y sont attachés
• Créez un inventaire du matériel des serveurs et des stations de travail
• Examinez votre empreinte de virtualisation
• Examinez les détails de l’environnement hébergé ou partagé
• Tenez compte de toutes les versions, de l’emplacement et du nombre de déploiements de logiciels.
• Évaluez les tendances et les changements dans la stratégie et le déploiement
• Enregistrez tous les types d’utilisateurs, tous les lieux et toutes les quantités
• Organisez et gardez à portée de main toutes les licences des fournisseurs et les conditions des contrats d’achat.

Engagez une entreprise qui fera le travail !

 En raison des aspects techniques de la mise en conformité des logiciels, la plupart des entreprises font appel aux services d’une société qui dispose d’une expertise et d’une expérience en matière de mise en conformité des logiciels. Une bonne société permettra à votre entreprise d’éviter de dépenser de l’argent pour des questions de conformité et de réduire les coûts. Recourir aux services d’une société spécialisée dans la mise en conformité des logiciels constitue un excellent investissement et permettra à votre entreprise de réaliser les économies dont elle a besoin pour se consacrer à d’autres domaines tels que le marketing ou la recherche. Il est essentiel pour une entreprise d’être conforme aux normes logicielles, car cela contribue à créer une bonne image de marque de l’entreprise et permet aux clients et aux fournisseurs de faire confiance à l’entreprise.

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